REKRYTERINGSGUIDE

Rekryteringstips till dig som rekryterar själv

Rekryteringstips

Ska du anställa en ny arbetskamrat, letar efter tips och bestämt dig för att hantera rekryteringen själv? 

Då är vår rekryteringsguide för dig!

Rekryteringsguiden går igenom stegen i rekryteringsprocessen och tipsar om viktiga delar som du bör tänka på, framförallt när du ska rekrytera inom digital marknadsföring.

l

Behovsanalys

Kravprofil

Jobbannons

l

Behovsanalys

Kravprofil

Jobbannons

REKRYTERINGSGUIDE

Rekryteringstips till dig som rekryterar själv

Hur lång tid tar rekryteringsprocessen?

Det kan ta längre tid än vad man tror.

Här kommer några viktiga moment inom rektytering.

Med bra framförhållning och planering så kommer du att kunna korta ner processen och samtidigt maximera chansen att hitta drömkandidaten och få dem att skriva under anställningsavtalet. Om man ska estimera hur lång tid man bör räkna med innan man hittar rätt kandidater så planera med cirka 6-8 veckor. Därefter så behöver man göra intervjuer, kolla referenser, göra eventuella personlighets – och kunskapstester samt ta beslut om vem som passar bäst till positionen. Hela processen brukar ta cirka 9-13 veckor. Om ni letar efter personer med specialistkunskap så kan detta ta såklart ännu längre tid.

Sen får man inte glömma bort tiden det kostar att lära upp en anställd och den tiden det tar innan de blir varm i kläderna.

Att anställa någon är en krävande process men belöningen av att göra det på rätt sätt från början till slut, kommer att bära ditt företag till framgång.

veckor innan man hittat rätt kandidat

veckor för hela rekryteringsprocessen

veckor för kandidaten att bli varm i kläderna

BEHOVSANALYS

Första steget i en rekryteringsprocess är att göra en behovsanalys. Detta lägger då en grund för det fortsatta arbetet med att utarbeta exempelvis en kravprofil.

Det finns många anledningar varför man ska börja en rekryteringsprocess, någon anställd har slutat, företaget ska expandera eller finns en ny position som man behöver fylla.

När man gör en behovsanalys så ska du ta fram en profil på den personen du behöver till ditt företag.

Innan du börjar undersöka externt efter olika profiler som kan passa in på ditt företag så måste du först undersöka internt p.g.a. LAS (Lagen om anställningsskydd). Är det någon på företaget som jobbar deltid och har ansökt om att ha fler arbetsuppgifter/öka i timmar, så har du en skyldighet att kolla över detta och om personen har kunskap att ta denna positionen.

Läs mer om L.A.S

Efter man har gått igenom hur organisationen ser ut, så påbörjar man den egentliga behovsanalysen. Det är otroligt viktigt att hitta rätt kompetens så att arbetet utförs på rätt sätt.

Under tiden man gör en behovsanalys så är det viktigt att ha en fördomsfri/öppenhet för vem du vill anställa. Läs mer om hur du underlättar behovsanalysen fasen.

 

JOBBANNONS

Efter man har skapat en kravprofil som är relevant och tydlig för företaget och för positionen som ni behöver fylla så är det dags för att skriva en annons.

Såklart i en annons så ska man beskriva vem ni letar efter (kravprofilen) men man ska även beskriva vad själva jobbet och företaget.

  • Arbetsuppgifter
  • Ansvarsområdet
  • Arbetsplatsen

Detta ska man såklart skriva på ett attraktivt sätt så fler söker till just ert företag. Fundera efter vem just ni söker, vilken kunskap och kompetens som denna bör ha samt vad kan locka just dem att söka till er arbetsplats.

OBS! Detta ska man göra utan att försköna eller dölja något!

(Saker att undvika att skriva: ”Stresstålig” och ”många bollar i luften” då alla tolkar detta olika.)

Var så tydlig som möjligt.

Glöm inte bort att ha med kontaktuppgifter, Namn, Mail, Telefonnummer på kontaktpersonen/den som har ansvar för rekryteringen.

MALL FÖR JOBBANNONS

 

JOBBTITEL

Tänk på att undvika förkortningar

KORT PRESENTATION AV FÖRETAGET OCH ARBETSPLATSEN

Här presenterar man företagets värderingar och grunder.

ARBETSBESKRIVNING 

De dagliga arbetsuppgifteruppgifterna samt det ansvar som medföljer.

VARFÖR SKA DE JOBBA JUST HOS ER

Beskriv företagets USP:ar

KRAVSPECIFIKATION 

färdigheter och förmågor som krävs

(det ni kom fram till i kravprofilen)

KONTAKTUPPGIFTER

Hur de kontaktar den ansvariga för rekrytering, vart ansökan ska skickas in och sista ansökningsdag.

PUBLICERA JOBBANNONS

Nu när man har skrivit en jobbannons så ska man också lägga upp den.  Vart man lägger upp den beror helt på om ni ska rekrytera internt eller externt och hur man har budgeterat.

Kolla runt med de kontakter ni har för om det är någon som skulle känna någon som skulle passa till den position ni erbjuder.

Exempel på webbplatser:

Monster.se
Metrojobb.se
jobb.blocket.se

Annonsen är skriven och man har publicerat den så får man vara förberedd på att få frågor från sökande angående tjänsten och företaget.

På samma sätt som man förutsätter att kandidaterna kommer svara på frågor så behöver man vara förberedd som ställs.

Här är det viktigt att man som arbetsgivare ska sticka ut i mängden då detta är kandidatens marknad.

Man bör kunna svara på vad USP:arna som finns med att vara anställd på företaget, hur värderingarna återspeglas, vilka utvecklingsmöjligheter kan företaget/positionen erbjuda?

Självklart är det omöjligt att förbereda sig på alla frågor som kommer ens vägar men så länge man kan har ett bra underlag och kunna svara på svåra frågor och ha en dialog om svåra frågor ger ett seriöst intryck.

KRAVPROFIL

Nästa steg i rekryteringsprocessen är att skriva en  kravprofil. Denna delen ska innehålla alla önskemål och krav som krävs för positionen. Viktigt att tänka på är att kraven inte får vara diskriminerade utan allt ska vara fördomsfritt. Detta menas att man inte får sätta krav på kön, ålder, religion, barn m.m.

Om man vill kan man skriva önskemål som teamet har kommit fram till som skulle vara ett plus, men detta ska inte vara ett måste.

Läs mer om diskriminerings lagen

Tips!  Prioritera era krav och önskemål. Detta gös för att säkerställa att kravprofil är relevant. Tänk ut 1–3 situationer som kan uppstå på företaget/positionen som den nyrekryterade ska kunna hantera. Vilka behov och kunskapskrav behöver de för att kunna hantera dessa?

 

I kravprofilen ska man täcka lite olika områden:

  • Utbildningskrav
  • Erfarenhet
  • Kunskapskrav
  • Färdigheter och förmågor
  • Önskvärda egenskaper och beteende
  • Utvecklingspotential

URVALSPROCESSEN

När sista ansökningsdagen har gått ut, börjar urvalsarbetet. Det första steget i urvalsprocessen är att skicka en bekräftelse till de sökande så att de vet att företaget har mottagit deras ansökan, om detta inte sker löpande.

När det är klart vilka arbetsuppgifter som den anställde ska utföra bör man titta på vilka krav som bör ställas på kandidaterna för att de ska kunna klarar av dessa arbetsuppgifter.

Detta bildar urvalskriterierna för rekryteringsprocessen. Det är sedan viktigt att hålla sig till dessa kriterier för att det ska bli en fördomsfri rekrytering och för att undvika att man kommer in på irrelevanta kriterier som inte fokuserar på arbetsuppgifterna.

Att rekrytera fördomsfritt innebär att du följer en lika-behandlande process där du inte diskriminerar kandidater på grund av kön, etnicitet, religion, familjeförhållande med mera. För att underlätta urvalsarbetet är det till fördel att ha en mall eller en tydlig struktur som är genomgående för detta arbete och att samma kriterier används för alla kandidater. Det är viktigt att säkerställa att urvalet är baserat på kunskap och kompetens snarare än foto och personligt brev.

KONTAKT/KALLELSE

När urvalet är gjort så bör du kontakta de utvalda kandidaterna för en intervju. Ring helst upp kandidaterna för personlig kontakt för att bestämma tid och plats och berätta om intresset av att träffa dem. Informera vem som kommer närvara vid intervjun och hur lång tid som är avsatt för den.

FÖRBEREDELSER

Det är viktig att du förbereder dig för att få ut så mycket som möjligt av kandidaterna som du intervjuar. Det är viktigt att du gör så att kandidaten känner sig välkommen och bekväm för då ökar chansen att personen öppnar upp sig mer vilket ger dig mer. Så gör en gedigen research och förbered frågor. Förbered frågor som gör att du får mer kött på benen om kandidatens erfarenhet och kompetens. Är det något särskilt du vill veta mer om kandidaten, så förbered även specifika frågor om det och be kandidaten om exempel som tydliggör kompetens och tidigare erfarenhet. Det är viktigt att ha med kunskapsrelaterade frågor så du kan testa av och få en känsla för kandidatens kunskapsnivå inom ämnet. Genom att kunna ämnet kan du lättare styra intervjun mer effektivt och undvika irrelevanta sidospår.

GENOMFÖR INTERVJU

Börja med att berätta lite om din roll och beskriv arbetsplatsen på ett ärligt och tydligt sätt. Berätta sedan om tjänsten som ska tillsättas med exempel på de vanligaste arbetsuppgifterna och vilket ansvar som den innebär. Därefter kan du antingen be kandidaten berätta lite fritt om sig själv utifrån ett arbetsperspektiv eller så ställer du frågor.  Det kan vara bra och till stor fördel att ställa en del kompetensbaserade frågor som du ställer till alla kandidaterna så att alla får samma chans att visa sin kompetens och så du sedan kan jämföra de olika svaren. Detta minskar även risken för att låta fördomar och omedvetna normer att påverka dig under intervjun och senare i din bedömning, vilket bidrar till en fördomsfri rekryteringsprocess.

Det är viktigt att du även ger kandidaten chans att ställa frågor om tjänsten och arbetsplatsen,  så personen kan lägga till saker som den inte fått sagt tidigare under intervjun. Fråga om kandidaten fortfarande är intresserad av jobbet och berätta om hur processen framåt ser ut. Det kan också vara en god idé att ta reda på löneanspråk och andra villkorsanspråk, så slipper ni att gå vidare med kandidater vars förväntningar som företaget inte kan möta.

Under detta samtal kan många ord inom digital marknadsföring dyka upp, här finns det ett lexikon som kan hjälpa dig igenom detta. 

SAMMANSTÄLL

Om du inte gjort några anteckningar under intervjun så gör det direkt efter, så att du inte glömmer något. Om du har gjort anteckningar under intervjun så reflektera och skriv ner dina reflektioner. Det kan vara bra att ta hjälp av en kollega som också har varit insatt i kravprofilen, så ni kan hjälpas åt och bolla ideér.

REFERENS

Se referenstagning som en sista pusselbit i rekryteringsprocessen där målet är att få en samlad bild av kandidaten. En noggrann check av kandidatens referenser kan också göra anställningsprocessen mer effektiv och att chansen att du anställer rätt person för jobbet ökar. Referenstagningen ska ge svar på eventuella frågetecken och förhoppningsvis bekräfta den bild som du fått vid intervjun. Det är viktigt att du är konsekvent och gör referenstagning på alla återstående kandidater så att ingen särbehandlas.  

För att få ut så mycket som möjligt utav dina frågor och få en så rätt bild av kandidatens kunskap,  är det också viktigt att veta hur kunnig referensen själv är i ämnet. Titta på kravspecifikationen och de kompetenser och arbetsuppgifter som kandidaten behöver och sen utformar du frågor utifrån det. Tänk på att du ställer frågor som kan ge dig konkreta exempel på hur tidiga arbetsuppgifter har blivit utförda. Det kan också vara en god idé att höra hur kandidaten samarbetar med andra.

Frågor man kan ställa en referens 

 

TESTER

Varför ska man testa kunskapen på sina topp kandidater eller nyrekryterade?

Många vid rekrytering använder sig utav olika sorters personlighets tester. Testerna skiljer sig från område till område och från företag till företag.

Vissa företag väljer att lägga ett litet enklare test redan vid första ansökan så de redan vid detta stadiet i rekryteringen kan sålla bort en del kandidater, och vissa företag använder sig av personlighetstest i slutskedet av rekryteringen.

Alla dessa olika tester mäter olika områden kandidaten presterar bäst i exempelvis intelligens, mäta attityder och intressen. Dock finns som allt annat för och nackdelar med dessa testerna.

Beteendeanalyserna presenterar inte någon absolut sanning utan kan fungera som ett bra underlag så man förstår kandidaten. Fördelen med dessa testerna att man kan jämföra kandidatens profil med det befintliga teamet och se om kandidatens profil passar in.Detta kan dock göra så man mister en stor tillgång till företaget, som skulle kunna hjälpa dem. Ännu en nackdel är den mänskliga faktorn, att kandidaten som gör detta beteende testet svarar oärligt och för att detta verktyg ska ha någon funktion så måste kandidaten svara som man faktiskt är.

Fördelen med att göra ett kunskapstest, där man kollar bara kunskapen inom de område kandidaten söker till är att det är nästan intill omöjligt att fuska.

Läs mer om GDPR här 

VINST MED ATT GÖRA  ETT KUNSKAPSTEST

Genom kunskapstest testar man kandidatens inlärda kunskaper och kontrollerar om de har koll vad som händer i världen när det kommer till den positionen de söker till.

Exempelvis om man söker en roll som SEO-expert, så är det mycket som ändras år till år och om man inte hänger med i den utvecklingen så är det svårt att göra sitt jobb ordentligt.

Tyvärr så kan det förekomma att kandidater talar osanning på deras CV så även detta är ett sätt att kontrollera vad de har gjort på deras föregående arbetspositioner.

Sen som arbetsgivare är det inte alltid så att man har koll på vad positionerna måste kunna och om man har ett kunskapstest som man får svar på svart och vitt vad de kan området så behöver man inte kunna allt inom den roll/position man erbjuder.

ATT VÄLJA RÄTT KANDIDAT FÖR JOBBET

Nu har man kommit till den delen i rekryteringsprocessen, efter alla intervjuer, urval, intervjuer och kommit förhoppningsvis kommit fram vilka topp kandidater som skulle passa för positionen i företaget.

Men hur väljer man rätt medarbetare?

Samla ihop anteckningarna, bedömningen och resultatet kandidaten har fått från kunskapstestet, därefter rangordna dem. Helst ska man sitta med 2–4 arbetssökande vid denna sista avgörande delen på rekryteringsprocessen.

Om man har riktigt tur hittar man en kandidat som uppfyller alla krav men i hela loppet så tjänar man mer på att välja utifrån arbetssökarens kompetenser.

Glöm inte bort att vara objektiv när man gör valet vem som ska bli anställd.

När man erbjuder tjänsten till den utvalda kandidaten kontakta personen personligt och berätta om erbjudandet.  Skicka inte detta över mail, för kandidaten och arbetsgivaren har säkert lite frågor att ställa varandra. Så boka in ett personligt möte eller eventuellt över telefon.

Bli inte orolig om kandidaten låter tveksam, detta betyder antingen att du behöver tänka lite på saken för detta är säkerligen ett lika stort beslut för dem som det är för arbetsgivaren eller så kan detta vara en förhandlingsteknik. Ge kandidaten ett par dagar betänketid angående erbjudandet och boka in en återkoppling.

Tänk på att rekryteringen är inte helt färdigt förrens kandidaten har tackat ja och skrivit under ett anställningskontraktet.  

ÅTERKOPPLING

 I vissa fall kan kandidaten tacka nej av olika skäl. Detta måste man som arbetsgivare vara beredd på och en av anledningarna varför man inte ska kontakta de andra kandidaterna förens positionen är fylld.

När positionen är fylld så är ett viktigt moment att höra av sig till alla kandidater som har sökt och berätta på ett snyggt sätt att de tyvärr inte har fått positionen/rollen.

Detta är ett viktigt moment då man inte vet i hur framtiden ser ut och om det finns någon roll som de skulle passa perfekta i. Om man gör detta moment på ett snyggt sätt så kan det öka förtroendet och företagets image. 

Det finns vissa saker du inte ska lägga ner för mycket tid under rekryterings, klicka här för att läsa mer om det

Let’s Start Something new
Say Hello!

Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit laborum. Sed ut perspiciatis unde omnis.